Cómo contestar a un email sin parecer un robot

El email o correo electrónico es una de las herramientas más efectivas en comunicación corporativa y debe estar presente en nuestra estrategia de marketing digital para tener una interacción con nuestros clientes y público objetivo. Sin embargo, no le damos la importancia suficiente que debe tener y se tiene la idea de que es arcaico y perdemos el tiempo si le dedicamos parte de nuestro esfuerzo.


Soy consciente de que estamos saturados y precisamente por eso tenemos que cuidar nuestra manera de expresarnos en nuestros canales de información. Piensa que tu cliente te imagina, te visualiza como una persona. Si envías una respuesta automatizada el poco nivel de confianza se va quebrando poco a poco. El interés que pueda tener al principio se pierde y aunque tú seas un buen profesional, tu marca se debilitará.

Te nombro a continuación las pautas para que tus respuestas por email sean efectivas y dinámicas. Tus clientes te lo agradecerán y tendrás un retorno de respuesta de mejor calidad que hasta ahora.

Establece una rutina y mantén la bandeja limpia

Márcate una hora concreta al día para revisar y contestar a tus emails y sé constante. Para comenzar una media hora es lo razonable, así tampoco pierdes tiempo ni te distraes. Durante ese tiempo sólo lo dedicas a revisar tu correo y responder a tus clientes.

Aprovecha los días que tengas pocos en tu bandeja de entrada para hacer limpieza: revisa tus carpetas de email, revisa tus suscripciones; así como también analiza qué tal vas los resultados de tus newsletters: suscriptores nuevos, descargas de tus archivos, qué boletines han tenido éxito, qué contenido les ha resultado más interesante a tus clientes...

Recuerda que esto es sólo una pincelada a tus resultados. Si le quieres dedicar un análisis más exhaustivo dedica unas horas a realizar un informe y analizar qué éxito han tenido tus estrategias de email marketing.

Escribe la información principal al principio

Cuando te dispongas a contestar sé directo y contesta a lo que te han preguntado lo más sencillo y escueto posible. Mantén cierto orden en tu correo sin perder tu estilo. La gente no tiene tiempo, prefiere la inmediatez que las florituras.

No uses monosílabos ni te quedes corto pero tampoco comiences a divagar. No sirve de nada más que para aburrir a la persona que está interesada en ti. Si te ha hecho una pregunta en concreto, contéstala y al final del correo ofrécele tu disponibilidad para seguir en contacto, confirmar que le ha llegado tu email o que has resuelto sus dudas.

Sé empático y usa la escucha activa

Ponte en su lugar; esto es básico y te ayudará a comenzar a escribir sin el piloto automático. Detrás de ese correo hay una persona que al igual que tú ha empleado su tiempo en escribirte. Humaniza las palabras que dejas en el correo siendo educado y cercano. Con un saludo nombrándole al principio de tu email ganas casi toda su atención.

Una de las claves de la escucha activa es adaptarte a su lenguaje y posición en cuanto a conocimientos y no al revés. El típico ejemplo de un físico que tiene que explicar la teoría de la relatividad a un niño, pues a ti te toca pensar que no todos están especializados en tu nicho de mercado. Algo tan básico como usar un lenguaje sencillo va a ayudarte a diferenciarte de la competencia y a reforzar la confianza de tu cliente.

Usa un lenguaje atractivo y añade un toque persuasivo

Cuando comiences un hilo de correos contesta como si estuvieras hablando con esa persona. Lo puedes conseguir sin caer en la vulgaridad y manteniendo tu profesionalidad en alta posición.

Agradece su interés en tu proyecto, servicio, ayuda o por el motivo que sea que te haya escrito y si al leer el email no entiendes lo que te pide no tengas reparos en comunicárselo. No vas a quedar mal ni te va a dejar como si fueras un mal profesional. Todo lo contrario, esa persona sentirá que le has prestado atención y que te preocupas por darle una solución.

Y para acabar con estos trucos para contestar a un email sin parecer un robot te dejo con el factor estrella y no es otra cosa que tu valor añadido, tu marca personal. Sin caer pesado puedes usar la táctica de añadir una llamada a alguna acción en la que puedas conseguir algo más de ese email: una suscripción, una venta de alguno de tus servicios, los datos del contacto para tu base de datos...

Pon en práctica estos consejos y comenzarás a notar la diferencia entre tu público. 

Te garantizo que serás mejor valorado y no dejarás indiferente a tus clientes.

¿Sabías de estos pasos para escribir tus respuestas a los emails? ¿Qué método usas y que te haya funcionado? ¿Crees que pueden haber otros? ¿Cuáles? Cuéntanoslo en los comentarios, podremos compartirlo entre todos.